DMS (Document Management System) هو نظام إدارة المستندات الذي يساعد في تنظيم وتخزين وتبادل المستندات الرقمية. يتيح DMS:
المزايا الرئيسية
1. تخزين المستندات في مكان مركزي.
2. تنظيم المستندات حسب الفئات والتصنيفات.
3. تحكم الوصول إلى المستندات.
4. تحديث المستندات تلقائيًا.
5. البحث السريع عن المستندات.
6. حماية المستندات من الفقد أو التلف.
7. دعم التعاون الفوري.
المكونات الرئيسية
1. تخزين المستندات.
2. تنظيم المستندات.
3. تحكم الوصول.
4. البحث والاسترجاع.
5. التعاون.
6. الأمان والتشفير.
7. الإدارة.
أنواع DMS
1. DMS مفتوح المصدر (Open Source).
2. DMS مدفوع (Commercial).
3. DMS سحابي (Cloud-based).
4. DMS محلي (On-premise).
أمثلة على DMS
1. SharePoint.
2. Documentum.
3. Alfresco.
4. Confluence.
5. Google Drive.
6. Dropbox.
7. Microsoft OneDrive.
مزايا استخدام DMS
1. تحسين الإنتاجية.
2. تقليل التكلفة.
3. تحسين الأمان.
4. تعزيز التعاون.
5. تحسين جودة الخدمة.
6. تقليل الفقدان.
7. تحسين الامتثال للوائح.
تطبيقات DMS
1. الشركات.
2. المؤسسات الحكومية.
3. المكاتب القانونية.
4. المستشفيات.
5. الجامعات.
6. البنوك.
7. الشركات الصغيرة والمتوسطة.